TIETOSUOJASELOSTE – TYÖNHAKIJAREKISTERI
Yhdistetty rekisteriseloste, informointiasiakirja, sekä seloste käsittelytoimista. (Henkilötietolaki 523/1999; Tietosuoja-asetus 2016/679)
Laadittu 23.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Loomis Suomi Oy, Y-tunnus 1773520-6, Turvalaaksontie 1, 01740 Vantaa, p. 0204 30 3000, www.loomis.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Ari Perkka, Loomis Suomi Oy, Turvalaaksontie 1, 01740 Vantaa, p. 0204 30 3050, ari.perkka@fi.loomis.com
3. Rekisterin nimi
Loomis Suomi Oy:n tarjoamia työpaikkoja hakevat henkilöt.
4. Rekisteröidyt henkilöt
Työnhakijat
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Loomis Suomi Oy:n liiketoiminnassaan harjoittaman rekrytointitoiminnan hoitaminen.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan kerätä ja tallentaa seuraavia henkilötietoja:
Tunnistetiedot (nimi, syntymäaika, kuva)
Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
Työ- ja koulutushistoria (työtodistukset, työnantajat, tutkinnot, oppilaitokset)
Osaaminen ja kokemus (erityiset tiedot ja taidot, harrastukset, luottamustehtävät)
Muut työn hakemiseen ja soveltuvuuden arviointiin liittyvät tiedot (haastattelutiedot, soveltuvuusarviointi, luottotiedot, lääkärin soveltuvuusarvio)
7. Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käytännössä on kyseessä työsopimuksen täytäntöön paneminen ja sopimuksen mukaisen työtehtävän suorittaminen.
8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä.
9. Henkilötietojen säilytys
Loomis Suomi Oy säilyttää työnhakijarekisterin tiedot enintään 2 vuotta. Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi.
10. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen
Rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tietyissä tilanteissa muille ulkopuolisille rekisterinpitäjille. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjä, eli tietoja vastaanottava taho määrittelee henkilötietojen käyttötarkoituksen ja sisällön. Rekisterin tietoja luovutetaan esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Viranomainen – Tapauskohtaiset viranomaisten vaatimukset
12. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
13. Rekisterin suojaus
A. Manuaalinen aineisto: Manuaalisia aineistoja säilytetään Loomiksen toimipisteissä lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Tiedot ovat saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille.
B. Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla, kuten kryptauksin. Verkkosivustolla tietoja suojataan SSL tai TLS 1.2 -suojatulla yhteydellä. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin tai saada tieto siitä, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle pyynnöstä jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Lisäksi rekisterinpitäjä toimittaa pyydettäessä myös seuraavat tiedot:
- Käsittelyn tarkoitus
- Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
- Vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät (henkilötietojen käsittelijät)
- Henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
- Rekisteröidyn oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot
- Automaattisen päätöksenteon olemassaolo sekä merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja tämän mahdolliset seuraamukset rekisteröidylle
Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@fi.loomis.com.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.
15. Valvontaviranomainen
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietolakia koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Tietosuojaan liittyvissä asioissa valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.
